Politique de confidentialité ODX

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 27 avril 2026

Solutions Otonomi Inc.

La présente Politique de confidentialité explique comment Solutions Otonomi Inc. (« Solutions Otonomi », « nous », « notre ») traite les renseignements personnels.

Nous travaillons avec deux types de personnes :

  • les Utilisateurs finaux — des particuliers (typiquement des propriétaires résidentiels) qui remplissent notre formulaire de projet pour obtenir une proposition solaire de leur installateur; et
  • le personnel d'installateur — les employés des Professionnels solaires qui utilisent la plateforme Otonomi DX pour gérer des projets solaires.

Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi sur la vie privée du Québec », telle que modifiée par la Loi 25), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») fédérale, et les autres lois canadiennes applicables en matière de vie privée.

Pour toute question de vie privée, écrivez à notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

Théo Germain, Responsable de la protection des renseignements personnels Solutions Otonomi Inc. 218 avenue Redfern, app. 17, Westmount (Québec) H3Z 2G3, Canada Courriel : privacy@solutions-otonomi.com

1. Portée et définitions

1.1 À qui s'applique la présente Politique

La présente Politique s'applique à l'ensemble des renseignements personnels que nous traitons en lien avec la plateforme Otonomi DX et le formulaire de projet solaire en marque blanche, que vous soyez Utilisateur final, personnel d'installateur ou que vous interagissiez avec notre site Web.

1.2 Définitions

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant une personne physique identifiable, incluant nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, données de consommation énergétique, photos de propriété, adresse IP et données similaires.

« Données de l'Utilisateur final » désigne les Renseignements personnels concernant des Utilisateurs finaux que nous recueillons par l'entremise de notre formulaire de projet.

« Installateur » désigne un Professionnel solaire abonné à Otonomi DX. Les Installateurs sont nos clients commerciaux payants.

« Utilisateur final » désigne une personne physique utilisant le formulaire de projet (typiquement un propriétaire résidentiel envisageant une installation solaire).

« Service » désigne la plateforme Otonomi DX et le formulaire de projet en marque blanche.

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements que vous fournissez à titre d'Utilisateur final

Lorsque vous remplissez le formulaire de projet, nous recueillons ce que vous nous fournissez :

  • Identité et coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone;
  • Localisation : adresse postale, pays, province/état, code postal;
  • Information de projet : caractéristiques de la toiture (orientation, inclinaison, matériaux), taille de la propriété, appareils électriques et habitudes de consommation, type de projet (hors réseau, raccordé au réseau, hybride, stockage);
  • Documents et téléversements : factures d'électricité, photos de votre toit, panneau électrique ou autres parties de votre propriété, tout autre document que vous choisissez de téléverser;
  • Communications : tout message ou contenu que vous nous envoyez par courriel, téléphone ou par l'entremise du formulaire.

2.2 Renseignements recueillis lors de votre utilisation du Service

Que vous soyez Utilisateur final ou personnel d'installateur, nous recueillons automatiquement de l'information technique lorsque vous utilisez le Service :

  • adresse IP;
  • emplacement approximatif (pays, province/état, ville, code postal) dérivé de votre adresse IP;
  • système d'exploitation et identifiant d'appareil;
  • configuration du navigateur;
  • marque et modèle de l'appareil;
  • pages visitées, parcours, dates et heures d'interaction;
  • URL référente.

2.3 Renseignements provenant de témoins (cookies) et technologies similaires

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires pour faire fonctionner le Service et comprendre comment il est utilisé. Certains témoins sont effacés lorsque vous fermez votre navigateur (témoins de session); d'autres restent plus longtemps (témoins permanents).

Nous utilisons :

  • des témoins strictement nécessaires pour exploiter le Service (authentification, sécurité, état du formulaire);
  • des témoins d'analyse pour comprendre comment le Service est utilisé et l'améliorer (p. ex. Google Analytics);
  • des témoins fonctionnels pour mémoriser vos préférences.

Vous pouvez ajuster les paramètres de témoins dans votre navigateur. Désactiver certains témoins peut empêcher le bon fonctionnement de certaines parties du Service.

2.4 Renseignements provenant d'outils d'analyse

Nous utilisons des outils d'analyse (tels que Google Analytics) qui peuvent nous fournir des renseignements démographiques agrégés (tranche d'âge estimée, centres d'intérêt). Ces renseignements ne vous sont pas associés personnellement et nous sont fournis sous forme agrégée.

2.5 Renseignements que vous fournissez à titre de personnel d'installateur

Si vous faites partie du personnel d'un Installateur utilisant Otonomi DX, nous recueillons :

  • nom, courriel, téléphone, rôle professionnel;
  • identifiants de compte et données d'authentification;
  • information de facturation traitée via notre processeur de paiement;
  • contenu que vous créez ou téléversez dans le Service (propositions, éléments de marque, témoignages clients, photos de portfolio).

Pour savoir comment les Installateurs traitent les Données de l'Utilisateur final après que nous les leur ayons partagées, veuillez vous adresser directement à l'Installateur — une fois les données sorties de notre Service, l'Installateur en devient responsable selon ses propres pratiques de vie privée.

2.6 Renseignements que nous ne recueillons pas

Nous ne demandons pas d'information sans rapport avec votre projet solaire. Nous ne demandons pas de numéro d'assurance sociale, de pièces d'identité gouvernementales ou de renseignements bancaires au-delà de ce qui est nécessaire pour le paiement de l'abonnement par le personnel d'installateur (traité par Stripe).

3. Pourquoi nous recueillons vos renseignements (fondements juridiques)

Nous traitons les Renseignements personnels sur les fondements suivants :

(a) Exécution d'un contrat — nous devons traiter certains Renseignements personnels pour fournir le Service que vous avez demandé (p. ex. générer une recommandation de proposition, l'envoyer à votre Installateur);

(b) Consentement spécifique — pour certaines utilisations (p. ex. courriels de marketing), nous demandons votre consentement spécifique, que vous pouvez retirer en tout temps;

(c) Intérêts légitimes — pour certaines utilisations (p. ex. sécurité, prévention de la fraude, amélioration du Service), nous nous appuyons sur des intérêts légitimes qui ne portent pas atteinte à vos droits fondamentaux; et

(d) Obligations légales — pour certaines utilisations (p. ex. registres fiscaux, réponse à des demandes légales), la loi nous l'impose.

Lorsque nous nous appuyons sur le consentement, vous pouvez le retirer en tout temps sans affecter la légalité du traitement antérieur. Pour retirer votre consentement, écrivez à privacy@solutions-otonomi.com.

4. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les Renseignements personnels pour :

(a) fournir le Service — générer des recommandations de projet solaire, partager les informations de prospects avec votre Installateur, envoyer des courriels de confirmation et permettre à vous et à votre Installateur de suivre l'avancement du projet;

(b) exploiter et améliorer le Service — corriger des bugs, surveiller l'utilisation et la performance, prévenir la fraude et l'abus, mener des recherches et analyses;

(c) personnaliser votre expérience — mémoriser votre progression dans le formulaire, votre langue préférée et autres paramètres;

(d) communiquer avec vous — répondre à vos demandes, envoyer des messages liés au service (confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, mises à jour importantes);

(e) vous envoyer des communications de marketing et de produit de Solutions Otonomi — lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet, vous envoyer notre infolettre, des mises à jour de produit et des promotions concernant les services de Solutions Otonomi. Vous pouvez vous désabonner en tout temps via le lien de désabonnement dans nos courriels ou en nous contactant à privacy@solutions-otonomi.com; et

(f) respecter nos obligations légales — répondre à des demandes légales d'autorités, protéger nos droits, et nous conformer à la loi.

Les communications de votre Installateur sont distinctes. Une fois vos informations partagées avec votre Installateur, celui-ci devient un responsable indépendant du traitement de vos Renseignements personnels pour ses propres communications avec vous (incluant le suivi de projet, les rappels de service, les infolettres et les promotions). Solutions Otonomi n'est pas responsable du contenu de ces communications ni de leur conformité aux lois applicables. Pour vous désabonner des courriels de votre Installateur, utilisez le lien de désabonnement dans son courriel ou contactez-le directement. Votre Installateur est tenu par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels (Loi 25) de s'identifier et d'offrir un mécanisme de désabonnement dans chaque message électronique commercial.

Nous n'utilisons pas les Renseignements personnels pour rendre des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires à votre égard. À la date de Dernière mise à jour de la présente Politique, le Service ne comprend aucun système de prise de décision automatisée au sens de l'article 12.1 de la Loi sur la vie privée du Québec. Si nous ajoutons une telle fonctionnalité dans le futur (par exemple, des recommandations d'équipement assistées par IA qui affecteraient de manière significative ce qui vous est offert), nous mettrons à jour la présente Politique et vous en aviserons.

Nous n'utilisons pas les Données de l'Utilisateur final pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle sous une forme qui exposerait vos renseignements identifiables.

5. Avec qui nous partageons vos renseignements

5.1 Votre Installateur

Si vous êtes un Utilisateur final, l'objet central de notre Service est de partager les informations de votre projet avec l'Installateur dont vous avez utilisé le lien. Sans ce partage, nous ne pouvons fournir le Service. En soumettant le formulaire, vous comprenez et acceptez que les informations de votre projet et vos coordonnées seront transmises à votre Installateur afin qu'il prépare une proposition et vous contacte.

Une fois vos renseignements partagés avec l'Installateur, ce dernier devient un responsable indépendant du traitement de ces informations et est responsable de leur traitement conformément à ses propres pratiques de vie privée et au droit applicable. Vous devriez demander à votre Installateur comment il traite vos données, combien de temps il les conserve, comment y accéder ou les rectifier, et comment lui demander de les supprimer.

5.2 Employés de Solutions Otonomi

Nos employés peuvent accéder aux Renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions, sous des obligations de confidentialité et des politiques de sécurité.

5.3 Sous-traitants (fournisseurs de services)

Nous engageons des fournisseurs de services tiers (« Sous-traitants ») pour nous aider à fournir le Service. Nous nous assurons que chaque Sous-traitant :

  • est lié par un contrat écrit qui exige qu'il protège les Renseignements personnels à un niveau équivalent au nôtre;
  • ne traite les Renseignements personnels que selon nos instructions; et
  • met en œuvre des mesures de sécurité appropriées.

Les catégories actuelles de Sous-traitants comprennent :

  • Plateforme backend et base de données principale — fournie par Xano, Inc. (États-Unis), avec données stockées à Montréal, Québec, Canada;
  • Application frontend et réseau de distribution de contenu (« CDN ») — application frontend fournie par WeWeb SAS (France), avec serveurs d'origine aux États-Unis, et distribution de contenu via Amazon CloudFront (réseau périphérique mondial, emplacement périphérique principal pour nos utilisateurs à Toronto);
  • Courriel transactionnel — Twilio SendGrid (États-Unis);
  • Courriel marketing — Brevo (Union européenne : France, Allemagne, Belgique);
  • Traitement des paiements — Stripe, Inc. (États-Unis; uniquement pour les paiements d'abonnement des Installateurs);
  • Analyse — Google Analytics (États-Unis).

Une liste à jour des Sous-traitants, avec tous les détails sur chaque fournisseur, est maintenue à https://solutions-otonomi.com/sous-traitants. Nous mettons cette liste à jour lorsque les Sous-traitants changent.

5.4 Divulgations légales et réglementaires

Nous pouvons divulguer des Renseignements personnels lorsque cela est exigé par la loi, une ordonnance d'un tribunal ou autre processus juridique, ou lorsque nous croyons de bonne foi qu'une divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, la sécurité de nos utilisateurs ou l'intérêt public. Nous pouvons également divulguer des Renseignements personnels pour enquêter sur de la fraude ou autre activité illégale.

5.5 Transfert d'entreprise

Si Solutions Otonomi est impliquée dans une vente, fusion, acquisition, restructuration ou transaction similaire (incluant les discussions de telle transaction), des Renseignements personnels peuvent être transférés aux personnes ou organisations impliquées avant et après la transaction, qu'elle se concrétise ou non. Tout destinataire devra préserver la confidentialité des Renseignements personnels et les utiliser uniquement pour évaluer la transaction ou conformément à la présente Politique.

5.6 Avec votre consentement spécifique

Nous pouvons partager des Renseignements personnels à des fins non décrites dans la présente Politique lorsque vous avez donné votre consentement spécifique.

6. Où vos renseignements sont stockés (transferts transfrontaliers)

Nous sommes transparents quant à l'emplacement des Renseignements personnels :

  • Les données stockées (informations de votre projet, données de compte, propositions, documents téléversés) : stockées au repos à Montréal, Québec, Canada — par l'entremise de notre fournisseur de plateforme backend Xano, Inc., qui héberge les données sur la région northamerica-northeast1 de Google Cloud Platform.
  • L'application frontend (les pages que vous chargez et avec lesquelles vous interagissez dans votre navigateur) : servie depuis des serveurs d'origine situés en Virginie, États-Unis (par l'entremise de notre fournisseur d'application frontend WeWeb SAS), avec contenu mis en cache mondialement via Amazon CloudFront — pour les utilisateurs au Canada, le cache périphérique principal est à Toronto, Canada.
  • Les courriels transactionnels (confirmations de formulaire, notifications de compte) : envoyés via Twilio SendGrid, qui opère depuis les États-Unis.
  • Les courriels marketing (infolettres et mises à jour de produit, lorsque vous y avez consenti) : envoyés via Brevo, qui opère depuis l'Union européenne (France, Allemagne, Belgique).
  • Le traitement des paiements pour les clients commerciaux payants : assuré par Stripe, qui opère depuis les États-Unis. Les Utilisateurs finaux ne paient pas Solutions Otonomi.
  • L'analyse : Google Analytics, qui opère depuis les États-Unis.

Lorsque des Renseignements personnels sont transférés à l'extérieur du Québec et du Canada, les lois de ces juridictions peuvent ne pas offrir des protections équivalentes au droit canadien et québécois. Les autorités de ces juridictions peuvent, dans certaines circonstances, demander accès aux Renseignements personnels.

Nous avons évalué les implications de ces transferts en matière de vie privée tel qu'exigé par l'article 17 de la Loi sur la vie privée du Québec, et nous appliquons des mesures de protection contractuelles et techniques (telles que des conventions de traitement, le chiffrement en transit et au repos, et des contrôles d'accès) pour protéger les Renseignements personnels.

Une liste complète et à jour des Sous-traitants, incluant l'emplacement de chacun, est publiée à https://solutions-otonomi.com/fr/odx-subprocessors.

En utilisant le Service, vous comprenez et acceptez que vos Renseignements personnels puissent être transférés et stockés dans les juridictions décrites ci-dessus.

7. Combien de temps nous conservons vos renseignements (conservation)

Nous ne conservons pas les Renseignements personnels indéfiniment. Nous les conservons uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique ou tel qu'exigé par la loi. Nos périodes de conservation standard sont :

Données de formulaire de projet d'Utilisateur final — lorsque l'Utilisateur final n'a pas été converti en projet par l'Installateur : 24 mois à partir de la soumission du formulaire, puis suppression des systèmes actifs.

Données de formulaire de projet d'Utilisateur final — lorsque converti en projet actif par l'Installateur : Pour la durée de l'abonnement de l'Installateur, plus la Période de conservation post-résiliation décrite dans les Conditions de service installateur (actuellement 90 jours).

Données de Compte d'Installateur (identité du personnel, facturation, activité de compte) : Durée de l'abonnement, plus 90 jours après la résiliation.

Registres de facturation et fiscaux : 7 ans (exigence du droit fiscal canadien).

Préférences de courriels marketing (désabonnements) : Jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer — nous conservons les enregistrements de désabonnement pour respecter vos choix.

Journaux serveur et de sécurité : 12 mois, sauf si nécessaire plus longtemps pour une enquête active.

Archives de sauvegarde : 35 jours à partir de la création de la sauvegarde.

Données agrégées et anonymisées (qui ne sont plus personnelles) : Aucune limite fixe — ces données ne vous identifient pas.

Après la fin de la période de conservation, nous supprimons ou anonymisons les renseignements, sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver plus longtemps (p. ex. pendant une procédure judiciaire active). La suppression des sauvegardes peut s'effectuer selon un cycle continu.

Si vous nous demandez de supprimer vos données plus tôt (voir l'article 8), nous honorerons votre demande sauf si la loi nous oblige à les conserver.

8. Vos droits

Vous avez des droits concernant vos Renseignements personnels. Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@solutions-otonomi.com. Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception d'une demande (ou plus tôt si la loi l'exige). Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de répondre.

8.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander une copie des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi que de l'information sur la manière dont nous les utilisons, avec qui nous les partageons et combien de temps nous les conservons.

8.2 Droit de rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier des Renseignements personnels qui sont inexacts, incomplets ou désuets. Pour certaines informations (comme vos coordonnées), vous pouvez les mettre à jour vous-même dans le Service.

8.3 Droit à la suppression / retrait du consentement

Vous pouvez nous demander de cesser de traiter vos Renseignements personnels ou de les supprimer. Notez que :

  • si le traitement est nécessaire pour fournir le Service que vous avez demandé, le retrait du consentement peut signifier que nous ne pouvons plus offrir le Service;
  • une fois que nous avons partagé vos informations avec votre Installateur, vous devez contacter l'Installateur directement pour lui demander de supprimer les informations qu'il détient à votre sujet (nous ne pouvons pas le faire pour lui, mais nous serons heureux de vous aider à trouver ses coordonnées);
  • nous pouvons conserver certaines informations lorsque la loi l'exige (p. ex. registres de facturation).

8.4 Droit à la portabilité (Loi sur la vie privée du Québec, article 27)

Si vous êtes un Utilisateur final ou du personnel d'installateur, vous avez le droit de recevoir une copie des Renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de nous demander de les transmettre directement à un autre organisme lorsque cela est techniquement possible.

8.5 Droit d'opposition à la prise de décision automatisée

À la date de Dernière mise à jour, nous n'utilisons pas de prise de décision automatisée pour rendre des décisions à votre sujet produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. Si nous adoptons un tel processus dans le futur, vous aurez le droit d'en être informé et de demander une révision humaine.

8.6 Droit de porter plainte

Si vous avez une plainte concernant la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels, dites-le-nous d'abord. Écrivez à privacy@solutions-otonomi.com et nous répondrons dans les 7 jours ouvrables.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès :

  • de la Commission d'accès à l'information du Québec (pour des questions relevant du droit québécois) — https://www.cai.gouv.qc.ca; ou
  • du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (pour des questions relevant du droit fédéral) — https://www.priv.gc.ca.

8.7 Vérification d'identité

Nous pouvons demander une preuve raisonnable d'identité avant de répondre à une demande, afin de nous assurer de ne fournir des informations qu'à la bonne personne. Les renseignements recueillis pour la vérification d'identité ne sont utilisés qu'à cette fin.

9. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées à la sensibilité des informations, notamment :

  • chiffrement en transit (HTTPS/TLS) pour tous les échanges de données;
  • chiffrement au repos pour les Renseignements personnels stockés;
  • contrôles d'accès limitant l'accès aux Renseignements personnels aux employés et Sous-traitants autorisés;
  • journalisation et surveillance des accès pour détecter une activité inhabituelle;
  • revues de sécurité régulières et mises à jour;
  • formation des employés sur les pratiques de confidentialité et de vie privée;
  • mesures contractuelles avec tous les Sous-traitants.

Aucun système n'est parfaitement sécurisé. Si nous prenons connaissance d'un incident de confidentialité affectant vos Renseignements personnels qui présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec dans les meilleurs délais, tel qu'exigé par l'article 3.5 de la Loi sur la vie privée du Québec.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la vie privée du Québec, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels chez Solutions Otonomi. Vous pouvez contacter notre Responsable pour toute question, demande ou plainte liée à la vie privée.

Théo Germain, Responsable de la protection des renseignements personnels Solutions Otonomi Inc. 218 avenue Redfern, app. 17 Westmount (Québec) H3Z 2G3 Canada Courriel : privacy@solutions-otonomi.com

11. Enfants

Le Service n'est pas destiné aux enfants de moins de 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de Renseignements personnels d'enfants de moins de 14 ans. Si vous croyez que nous avons recueilli de tels renseignements, contactez-nous afin que nous puissions les supprimer.

12. Liens vers des tiers et médias sociaux

Le Service peut contenir des liens vers des sites Web tiers ou des plateformes de médias sociaux. Ces sites ont leurs propres pratiques de vie privée, que nous ne contrôlons pas et dont nous ne sommes pas responsables. Veuillez lire leurs politiques de confidentialité avant de leur partager vos Renseignements personnels.

13. Modifications à la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre pour refléter les changements à nos pratiques, à la technologie ou aux exigences légales. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la Politique vous indique quand la version la plus récente est entrée en vigueur.

Pour les changements substantiels (changements affectant significativement vos droits ou la manière dont nous utilisons les Renseignements personnels), nous vous aviserons par courriel — à l'adresse associée à votre Compte ou, lorsque vous n'avez pas de Compte, lorsque cela est raisonnablement possible — au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur du changement.

Pour les changements non substantiels (tels que des clarifications ou corrections), nous pouvons mettre à jour la Politique sans préavis.

Vous pouvez toujours consulter la version actuelle de la Politique à https://solutions-otonomi.com/fr/odx-privacy-policy.

14. Langue

La présente Politique est mise à disposition en français et en anglais. En cas de conflit, la version française prévaut pour les personnes résidant au Québec, conformément à la Charte de la langue française.

15. Contact

Pour toute question, demande ou plainte liée à la vie privée :

Théo Germain, Responsable de la protection des renseignements personnels Solutions Otonomi Inc. 218 avenue Redfern, app. 17 Westmount (Québec) H3Z 2G3 Canada

Courriel : privacy@solutions-otonomi.com Demandes générales : info@solutions-otonomi.com Web : https://solutions-otonomi.com

La présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 27 avril 2026.

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